Rabu, 13 April 2011

KESEKRETARIATAN DAN KEPANITIAAN

 
A.     KESEKRETARIATAN
Secret (English) : Rahasia
Jadi kesekretariatan adalah segalah sesuatu yang menjadi rahasia yang dianggap penting terkait rencana atau kegiatan dan hubungan dengan organisasi lain baik lisan maupun tulisan. Semuanya ini disimpan di Sekretariat.
Kategori arsip
1). Dinamis            : dapat digunakan kapan saja.
2). Statis                : yang tetap dipakai (waktu tertentu)
Menurut sumbernya arsip dibagi atas;
·         Sentralisasi: dikelolah, dijaga oleh jantung organisasi/terpusat.
·         Desentralisasi : dikelolah dan diguinakan oleh setiap unit seperti pada organisasi multifungsional misalnya kepanitiaan.
SEKRETARIS
Mempunyai tugas yang sangat penting/sentral antara lain :
  • Membantu ketua dalam mengambil keputusan.
  • Sebagai eksekutor kegiatan
  • Monitoring kegiatan atau pemantau
  • Mengorganisir informasi
  • Sebagai administrator, bertugas membuat, mengelolah, dan menyimpan dalam bentuk arsip. Arsip-arsip yang disimpan oleh sekjen adalah:
1). Surat-surat keluar-masuk.
2). Arsip yuridis konstitusional, misalnya: AD/ART.
3). Arsip yuridis oprasional, misalnya : GBHO.
Selain arsip diatas dikenal juga arsip lisan, misalnya : adat istiadat dan            konfensimetalitas.
PERSURATAN
Unsur-unsur dalam persuratan sbb:
  • Kepala surat: berisi lembaga, badan yang mengeluarkan surat disertai induk/ lembaga yang mengeluarkannya..
  • Nomor surat : setiap bagiannya dipisahkan oleh garis miring ( /)
Penomoran surat :
A.      Menurut tujuan
    1. Kode I              : untuk internal organisasi
    2. Kode II             : untuk eksternal organisas
B.      Menurut sifat
1.      huruf A                        : Surat undangan
2.      huruf B                        :Untuk permohonan
    1. huruf C                        : untuk Pembertahuan
    2. Huruf D           : untuk laporan
    3. huruf E                        : untuk ucapan selamat maupun belasungkawa
    4. Huruf F            : untuk Mandat  atau pernyataan sikap
·         Tempat dan waktu dikanan atas sejajar dengan nomor surat
·         Lampiran
·         Perihal atau
·         Tujuan diawali : “ Kepada Yang Terhormat”
·         Pengantar salam pembukaan Diawali : Dengan hormat
·         Isi surat : berisi informasi, harapan maupun ajakan
·         Salam Penutup diawali “Demikian surat ini”.
·         Legitimasi surat .Badan pengurus diwakili oleh ketua dan sekretaris
·         Tembusan : kepada lembaga yang dipercaya
B.      TEKNIK PEMBUATAN PROPOSAL
Jenis Proposal
  1. Proosal Kegiatan
  2. Proposal Materi
Sistematika Penulisan
1).Nama kegiatan
2).Latar belakang / dasar pemikiran (Dimuat dengan landasan teori).
3).Maksud dan tujuan
4).Tema Kegiatan (oleh SC)
5). Bentuk dan Materi kegiatan
6). Waktu dan tempat pelaksanaan
7). Landasan : aturan yuridis konstitusional (AD/ART)
8). Penanggungjawab
9). Target peserta
10). Estimasi Anggaran
11). Susunan Kepanitiaan
12). Penutup
13). Legitimasi

C.      SISTEMATIKA PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPANITIAAN
                                                    
BAB I. PENDAHULUAN

I.1.              Latar Belakang Kegitan 
I.2.              Nama Kegiatan
I.3.              Tujuan Kegiatan (Proposal)
I.4.              Pelaksana Kegiatan (SK  Kepanitiaan)
                                                                                                                  
BAB II. PROSES KEPANITIAAN (Proses Persiapan, pelasanaan dan sesudah pelaksanaan)
BAB III. LAPORAN BIDANG / SEKSI
BAB IV. PENUTUP
Kesimpulan
Pesan Dan kesan

D.     MENGENAL KEPANITITAAN

Kepanitiaan merupakan lembaga sementara yang dibentuk atau ditugaskan untuk menyelenggarakan / sebagai eksekutor untuk melaksanakan kegiatan.
Berdasarkan fungsi dibagi atas :
  1. panitia pelaksana /OC
  2. Panitia pengarah / SC
  3. PANITIA AD HOC (Pimpinan sidang), terdiri dari tiga orang yang punya satu hak suara (hak veto).
Selain itu dikenal juga ‘’ EX OFICIO’’ : hanya pada ketua panitia fungsinya sebagai fasilitator/ penyambung dalam wilayah SC dan OC.
Tahap pelaksanaan atau oprasional panitia :
  • Tahap awal mulai dari diterimanya surat mandate dan mengadakan rapat, untuk siapkan segala kebutuhan guna pelaksanaan kegiatan batas maksimal pembentukan kepanitiaan adalah dua minggu.
  • Tahap pertengahan : pada saat pelaksanaan kegiatan.
  • Tahap akhir  : Dinyatakan sukses apabila mampu mempertanggungjawabkan segalah kegiatan di hadapan BP dan apabila ditolak maka akan dinyatakan cacat dalam sebuah ketetapan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar